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在建Sharepoint的word文档库的时候,有的时候希望word文档的内容能够在Sharepoint文档库列表栏中出现,以便于文档归类、汇总和数据提取。见下图1:
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如果在word文档中输入一遍内容,再在Sharepoint列表栏中再输入一次相同的内容,一个是降低了工作效率,另一个就是多出了一个出现人工错误的可能。这是使用文档库的人员非常不希望有的工作方式。
那么就希望在word文档中输入的内容可以在列表栏中自动提取,而不是二次手工输入。
在反复研究Sharepoint的列表栏与word文档之间的关系后发现,列表栏的内容是存在于word文档的属性里的。如果调出word文档的属性就能看到列表栏的内容。
他们的互动关系是:
word文档内容--word文档属性--Sharepoint列表栏内容
01
如何调用和修改word文档的属性的?
在word文档的左上角,单击office按钮、准备、属性,就可以看到word文档的属性信息展示在菜单和文档中间的部分,调用就完成了。这个时候,也可以自由修改属性内容了。见图2:
这些属性信息就是Sharepoint的列表栏内容。将来建好Sharepoint列表栏之后,栏内容就会展示在属性里。
02
如何建Sharepoint文档库的word文档模版?
首先,在Sharepoint网页中建一个文档库,文件类型选word文档。
步骤是:网站操作、创建、文档库、文档模版选word文档,如果想建excel电子表格也可以,步骤相同。
然后,建文档库列表栏,最好一次建完整了,不然后面得反复导入更新属性的word文档模版。见图3:
现在开始制作word文档模版。
在建好的文档库里,新建项目,打开的是一个空白的word文档,用步骤01调出文档属性,我们就会看见,Sharepoint列表栏的内容都展示出来了。
在空白的文档里建好需要的格式,保存到本地机里。
03
如何把word文档的输入内容与Sharepoint列表栏内容,联系起来进行联动?
在02中得到的word模版中,假如输入内容与Sharepoint列表栏内容相同,希望只在一个地方输入,另一个地方自动更新,那么就在word文档中插入一个属性。
操作步骤:插入、文档部件、属性名字。见图4:
这个时候,无论是在文档里输入这个内容,还是在列表里输入内容,这两个地方的内容都一致了。
04
如何把word模版导入Sharepoint文档库?
用Sharepoint Designer把模版导入到网页的DocList/Forms文件夹里,步骤是:打开Sharepoint Designer、单击文件、导入、文件,导入文件后修改文件名为template,也可以不改,只是为了好识别。见图5:
右键template,进入template属性中,拷贝标题中template地址,后面要粘贴到文档库设置、高级设置中的模版URL的地址处,见图6:
05
检查新建的word文档。
新建的word文档,我们看到文档格式跟模版一致了。输入word文档中的内容,属性内容跟着变;输入属性内容,word文档内容变。
保存word文档以后,Sharepoint文档库列表内容也跟着联动了。见图7:
06
在网页中新建的word文档,对于Window XP的系统可以自动保存到网页列表中。
Win7以上系统,在网页中新建的word文档可能要先存到本地,再上传到文档库里,这个过程还没找到好方法自动保存到网页上。
文档内容和Sharepoint列表栏内容联动的方法是一样的,就是多了重新上传的步骤。
这是我在建文档库时,使用的一些小技巧,分享出来,希望有用。
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但是,您不能使用此方法进行相反的操作,即隐藏现有的 ECB 菜单项,因为它们是通过使用 ECMAScript(JavaScript、JScript) 文件(即core.js)呈现的。请注意,不支持也不建议修改core.js文件。
因此,若要隐藏 ECB 菜单项,必须创建一个
customcore.js
文件,修改此文件以隐藏菜单项,然后通过自定义母版页来呈现
customcore.js
文件。请注意,即时即用core.js文件必须保留在该自定义母版页中;因此,
customcore.js
文件应具有值为true的“Defer”属性。
下面的步骤用于创建一个
customcore.js
文件并通过自定义母版页呈现该文件。
隐藏 ECB 菜单项
从其默认位置 %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\TEMPLATE\LAYOUTS\1033 复制core.js文件,将它置于同一文件夹中,并重命名为
customcore.js文件。在customcore.js
文件中进行必要的更改以移除不需要的 ECB 菜单项。
若要创建自定义母版页,请制作 default.master 页的副本并将其重命名为 custom.master。
在自定义母版页中,添加下面的行来呈现
customcore.js文件:SharePoint:ScriptLink language="javascript" name="core.js" Defer="true"
runat="server"/SharePoint:ScriptLink language="javascript" name="customcore.js"
Defer="true" runat="server"/
保存 custom.master 页并将其上载到该网站的母版页样式库。然后,将 custom.master 页作为网站的默认母版页应用。修订记录日期说明2010/05/01初始发布